Datenschutzhinweise der enomyc GmbH für Online- Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zu- sammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen die Tools „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durch- zuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation. „GoToMeeting“ ist ein Service der LogMeIn Ireland Limited. Webex ist ein Service der Cisco Systems GmbH. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmitelbaren Zusammenhang mit
der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die enomyc GmbH.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „We- bex“ oder „Zoom“ aufrufen, ist der jeweilige Anbieter von „Microsoft Teams“, „GoTo- Meeting“, „Webex“ oder „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „We- bex“ oder „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“ herunterzuladen.
Wenn Sie die „Microsoft Teams“-, „GoToMeeting“-, „Webex“- oder „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“ er- bracht.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ , „GoToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“ wer- den verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online- Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Pro- filbild (optional), Bevorzugte Sprache
Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Mee- ting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Textein- gaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Vi- deo und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer et- waigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mik- rofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“, um „On- line-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, wer- den wir Ihnen das im Vorwege transparent miteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung biten.
Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Wir speichern die Chatinhalte für einen Zeitraum von einem Monat. Wenn es für die Zwe- cke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, wer- den wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Ein- satz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der enomyc GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusam- menhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Be- endigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverar- beitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „On- line-Meetings“.
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Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Mee- tings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Drite weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bite, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Driten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der jeweilige Anbieter von „Microsoft Teams“, „GoToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“, „Go- ToMeeting“, „Webex“ oder „Zoom“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union be- schränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Dritland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Drite gesichert.
Datenschutzbeauftragte
Wir haben eine Datenschutzbeauftragte benannt.
Sie erreichen diese wie folgt:
Startklar – Rose Müller, E-Mail: kontakt@startklar-datenschutz.de
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunftüber die Sie betreffenden personenbezogenen Da-
ten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, biten wir um Verständnis da- für, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutz- rechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Ge- währleistungs- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen und zu gewähren oder abweh- ren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Lö- schung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 07.05.2021